天开和平园

项目背景
 

天开高教科创园(简称"天开园")是天津市举全市之力重点打造的科技创新策源地、科研成果孵化器、科技服务资源集聚区,于2023年5月正式启动。天开园以南开区环南开大学、天津大学、天津医科大学片区为核心区,以西青区大学城片区和津南区海河教育园片区为两翼拓展区,形成"一核两翼"的发展布局。天开和平园作为天开园的重要组成部分,毗邻天津大学、南开大学等知名高校,汇聚了大量科技创新企业和创业团队。
 

作为新型科创园区,天开和平园既要服务好入驻的科技企业,也要为园区内的研发人员、创业者提供优质的办公生活配套服务。如何通过数字化手段提升园区服务效率,营造良好的创新创业氛围,成为园区运营管理的重要课题。天津市众意安居建设有限公司作为专业的园区运营服务机构,为天开和平园提供综合服务解决方案。
 

实施前的痛点与挑战
 

在引入快鲸楼宇系统之前,天开和平园在运营管理中面临着多方面挑战。首先,在租户管理方面,园区入驻企业类型多样,既有刚起步的初创团队,也有已获融资的成长型企业,租户流动性较大。传统的租户管理方式主要依靠人工登记和纸质合同,租户信息更新不及时,企业入驻、变更、退出等流程繁琐。
 

当企业咨询入驻条件、申请办公空间、办理入驻手续时,往往需要跑多个部门,递交多份材料,效率低下。租户的基本信息、经营状况、租金缴纳情况等数据分散管理,缺乏统一的信息平台,不利于园区精准服务和科学决策。特别是对于科创企业,其快速成长可能带来空间需求的变化,传统管理模式难以灵活响应。
 

其次,在访客预约管理方面,作为开放的科创园区,每天都有大量访客前来洽谈业务、参观交流、参加活动。传统的访客管理方式主要依靠门岗人工登记,访客到访需要现场填写信息,等待核验,效率低下且容易造成园区入口拥堵。企业接待访客时,需要提前电话通知门岗,沟通成本高且容易出现信息传递错误。
 

访客信息无法留存和统计,既不利于园区安全管理,也无法为园区运营分析提供数据支持。在举办大型活动或高峰时段,人工登记的方式更是捉襟见肘,影响访客体验和园区形象。
 

此外,会议室预约也是园区服务的重要环节。园区配备了多间不同规格的会议室,供入驻企业使用。传统的预约方式主要通过电话或到前台登记,会议室使用状态不透明,经常出现重复预约或空置浪费的情况。企业无法提前了解会议室的可用情况,临时需要会议室时往往找不到合适的场地。会议室使用记录靠人工统计,数据不准确,难以进行使用率分析和优化配置。
 

同时,园区还需要处理企业和员工的各类投诉建议。传统的反馈渠道主要是电话或现场反映,信息收集不完整,处理过程不透明,反馈不及时。企业和员工不知道问题处理进度,经常需要重复反映,既影响满意度,也增加了管理压力。投诉建议数据缺乏系统化管理,难以进行分析总结和持续改进。
 

应用场景与功能实践
 

针对上述痛点,天津市众意安居建设有限公司为天开和平园引入快鲸楼宇系统,重点应用租户管理、访客预约、会议室预约、投诉建议四大核心功能模块,打造智慧科创园区服务新模式。
 

在租户管理方面,系统建立了完整的租户信息数据库,涵盖企业基本信息、经营范围、团队规模、入驻时间、租赁面积、合同信息等全维度数据。企业可通过线上平台提交入驻申请,上传相关资料,系统自动审核并分配办公空间,大幅简化了入驻流程。租户信息实时更新,管理人员可以清晰掌握园区入驻情况,为企业提供精准服务。
 

系统支持按行业、入驻时间等多维度查询统计,帮助园区分析企业结构,优化招商策略。租金缴纳、合同续签等关键节点系统自动提醒,确保租户服务的连续性。特别是当企业发展壮大需要更大空间时,系统能够快速响应调配,支持科创企业的成长需求。
 

在访客预约方面,系统实现了访客管理的全流程数字化。访客通过手机端提前预约,填写个人信息、来访事由、受访企业等,系统自动生成预约码。企业在线审核访客申请,确认后访客收到通行凭证。访客到达园区时,凭预约码或二维码快速通行,无需现场登记,大幅提升了通行效率和访客体验。
 

系统自动记录所有访客信息,为园区安全管理提供数据支撑。管理人员可以实时查看园区访客情况,在举办大型活动时提前做好接待准备。
 

在会议室预约方面,系统为企业提供了便捷的线上预约服务。企业通过手机端即可查看所有会议室的实时状态、容纳人数、设备配置等信息,选择合适的会议室进行预约。系统自动校验时间冲突,避免重复预约。预约成功后,系统发送确认通知,会议开始前还会发送提醒。
 

在投诉建议管理方面,系统开通了便捷的线上反馈通道。企业和员工可通过手机端随时提交投诉建议,上传相关图片,描述问题详情。派单或抢单模式任选,相关部门接收后及时处理,处理进度实时可查。问题解决后,反馈人可以进行满意度评价,形成闭环管理。
 

所有投诉建议在系统中留痕,管理人员可以分析高频问题,制定改进措施,从根本上提升园区服务质量。数字化的反馈机制让企业和员工的声音被及时听到和响应,增强了园区的凝聚力和向心力,为打造一流科创园区提供了有力保障。
 

实施成果与价值体现
 

通过快鲸楼宇系统的应用,天开和平园的服务管理水平实现了显著提升。租户管理从传统的人工操作转变为数字化平台,入驻流程更加便捷,服务响应更加及时,企业满意度持续提高。园区能够精准掌握入驻企业情况,为科创企业提供更有针对性的服务和资源对接,有力支持了企业创新发展。
 

访客预约功能让园区通行更加高效有序,访客体验显著改善,园区形象明显提升。智能化的访客管理既保障了园区安全,又方便了产业交流,为营造开放包容的创新创业氛围创造了条件。
 

会议室预约从人工登记转变为在线自助服务,预约更加便捷,冲突明显减少,会议室利用率得到优化。企业可以随时随地预约会议空间,提升了办公效率和灵活性。
 

投诉建议管理实现了从被动接收到主动改进的转变。反馈渠道的畅通和处理的及时透明,让企业和员工感受到园区的用心服务,增强了归属感和认同感。系统化的数据分析为园区持续优化服务提供了科学依据。
 

整体而言,快鲸楼宇系统帮助天开和平园构建了智慧化的服务体系,提升了运营效率和服务品质,为科创企业营造了良好的创新创业生态,助力天开园成为天津科技创新的新地标,为推动区域高质量发展和新质生产力培育贡献了重要力量。